Il s'agit très probablement d'un projet dont les financeurs demandent des Etats de Dépenses. En effet, dans ce cas Floralis vérifie que votre demande sera justifiable. Si ce n'est pas le cas, nous vous contacterons au plus vite pour trouver une solution.
Vérifiez qu'il s'agit d'un document au format PDF ou image. Chaque fichier ne doit pas peser plus de 2 Mo.
Si vous avez besoin de convertir un document ou de le compresser pour diminuer son poids, vous pouvez par exemple utiliser les sites www.iloveimg.com ou www.ilovepdf.com
Pour que le solde soit au plus proche du réél, nous enregistrons les commandes dès qu'elles sont passées, mais à cette étape ce sont des informations provisoires.
A la réception de la facture, nous modifions :
Connectez-vous avec vos identifiants sur www.kiosque.adp.com et suivez les instructions
Il s'agit d'un problème de compatibilité qui arrive parfois entre Excel et les fichiers au format .csv. Pour le corriger, vous pouvez :
Les informations de vos projets seront alors affichées proprement, et les accents et caractères spéciaux seront de nouveau lisibles.
Les commandes sont traitées par Floralis en 3 jours ouvrés
Les données relatives à vos coordonnées sont enregistrées dans un fichier informatisé par Floralis UGA-Filiale pour faciliter l’utilisation de la présente interface et sont destinées à un usage interne uniquement.
Ces données sont conservées pendant toute la durée nécessaire aux finalités prévues.
Conformément à la loi « informatique et liberté » et au règlement général sur la protection des données, vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les rectifier vous-mêmes en accédant à la présente interface ou les faire rectifier en contactant contact@floralis.fr
Si vous ne trouvez pas la réponse dans cette FAQ, vous pouvez envoyer un mail à gestion@floralis.fr ou appeler le standard 04 56 52 04 30.
Si votre question concerne une date de paiement de facture fournisseur, vous pouvez contacter comptabilite@floralis.fr
Pour toute commande de matériel, consommables, livres, sous-traitance, inscription à un congrès, location de véhicule...
Pour réserver un véhicule et obtenir un tarif, vous pouvez par exemple contacter SELF'CAR par téléphone au 04 76 51 32 33
Conformément à la loi, pour qu’une facture soit valide, elle doit comporter a minima :
A titre informatif notre numéro de SIRET est 452 135 452 00038
En plus des informations habituelles pour un Achat, les prestataires de transport demandent :
Ces commandes étant assez rares, il n'y a pour l'instant pas de champs dédiés à la saisie de ces informations. Elles doivent être enregistrées dans le champ Commentaire de votre Achat.
Les commandes chez le traiteur sont à enregistrer dans la rubrique Restauration, en précisant l'adresse de livraison et l'heure de livraison.
Les locations de voiture sont traitées dans la rubrique Achat.
Pour réserver un véhicule et obtenir un tarif, vous pouvez par exemple contacter SELF'CAR par téléphone au 04 76 51 32 33.
Si vous avez déjà payé la location, vous pouvez vous faire rembourser en utilisant une Note de frais.
Signalez-le au plus vite à Floralis (gestion@floralis.fr). En parallèle, échangez avec le fournisseur pour trouver une solution qui vous convienne.
Floralis attendra votre retour pour réaliser le paiement.
La facture sera mise en paiement dans les 30 jours suivant sa réception par Floralis.
Cependant, des réserves peuvent allonger ce délai, par exemple :
Vous pouvez envoyer cette demande par mail à comptabilite@floralis.fr
Pour l'achat de billets avec l'agence de voyage SELECTOUR uniquement. Pour obtenir un devis, contactez SELECTOUR par email gieres1@bleu-voyages.fr ou téléphone au 04 38 37 24 66.
La location de véhicule se fait via la rubrique Achat ; l'utilisation d'un véhicule personnel ou des transports en commun peuvent faire l'objet d'une Note de frais.
1. Si la billetterie est ouverte, commencez votre inscription en faisant des copies d'écran de chaque étape jusqu'au paiement, puis transmettez-nous ces copies d'écran et vos identifiants de connexion via la rubrique Achat.
2. Si l'évènement a lieu dans une autre ville, réservez votre transport dans la rubrique Déplacement.
3. Si vous dormez sur place, pré-réservez votre hôtel puis enregistrez-le dans la rubrique Hébergement.
Les locations de voiture sont traitées dans la rubrique Achat.
Pour réserver un véhicule et obtenir un tarif, vous pouvez par exemple contacter SELF'CAR par téléphone au 04 76 51 32 33.
Si vous avez déjà payé la location, vous pouvez vous faire rembourser en utilisant une Note de frais.
Cette rubrique n'est valide que pour les hébergements dans des hôtels qui peuvent être réservés par téléphone.
Pour les autres établissements (Airbnb, booking.com, etc.), vous devez faire l'avance de frais puis vous faire rembourser par Note de frais.
1. Si la billetterie est ouverte, commencez votre inscription en faisant des copies d'écran de chaque étape jusqu'au paiement, puis transmettez-nous ces copies d'écran et vos identifiants de connexion via la rubrique Achat.
2. Si l'évènement a lieu dans une autre ville, réservez votre transport dans la rubrique Déplacement.
3. Si vous dormez sur place, pré-réservez votre hôtel puis enregistrez-le dans la rubrique Hébergement.
Cette information permet de justifier le caractère professionnel de la dépense.
Les commandes chez le traiteur sont à enregistrer dans la rubrique Restauration, en précisant l'adresse de livraison et l'heure de livraison.
Cette information permet de justifier le caractère professionnel de la dépense.
Il s'agit également d'une exigence fiscale.
Vous pouvez compléter le formulaire Fiche de renseignement Personnel et le transmettre par mail à rh@floralis.fr, en mettant le service RH de votre laboratoire en copie. Le service RH Floralis reviendra vers vous au plus tôt.
Si le départ de l'employé approche, vous avez probablement reçu un mail de rappel de la part du Service RH de Floralis. Dans ce cas, répondez à ce mail en précisant :
Si vous n’avez pas encore été relancé(e) par Floralis, envoyez un mail à rh@floralis.fr en précisant ces mêmes informations, ainsi que le nom du candidat et de son responsable.
Connectez-vous avec vos identifiants sur www.kiosque.adp.com et suivez les instructions
Pour plus de détails sur le remplissage du formulaire, et notamment sur les pièces à joindre à votre Note de frais, référez-vous à cette procédure
Vous serez remboursé(e) entre 7 et 15 jours après la réception et validation de l'ensemble des éléments.
Si vous êtes salarié(e) Floralis, le remboursement se fera via la paie. Si la Note de frais est reçue avant le 15 du mois vous serez remboursé(e) dans la paie du mois en cours, sinon dans celle du mois suivant.
Si la Note de frais que vous nous avez envoyée était incomplète, Floralis vous contactera pour vous demander les informations complémentaires. Dans ce cas, le délai ci-dessus commencera après la réception des derniers éléments.
Ce sont les laboratoires qui définissent les règles de validation des Notes de frais.
De manière générale, cette validation est nécessaire car un contrôle par l'administration fiscale reste possible, il est donc nécessaire de pouvoir prouver qu'il s'agit de dépenses réalisées, justifiées et validées dans un cadre professionnel.